Как контролировать работу удаленных сотрудников

54
3 минуты
Как контролировать работу удаленных сотрудников
На фото: Александр Бочкин

Удаленная работа — один из самых популярных трендов последних лет. С каждым днем количество работодателей, готовых взаимодействовать с сотрудниками вне офиса, только растет. Исследование The Village показывает: уже 83% компаний перешли на удаленный формат, 32% предпринимателей ограниченно используют возможности дистанционного метода. Один из главных факторов подобного расклада — экономия на аренде офиса, организации рабочего места и сопутствующих расходах. Если удаленный сотрудник не связан напрямую с клиентом, то даже разница во времени не будет большой проблемой.

Аналитики HeadHunter пришли к выводу, что среди работающих соискателей более 30% трудятся удаленно, из них 17% — это штатные сотрудники. В «тройке лидеров» по распространенности дистанционной работы — маркетинг, массмедиа и юристы.

Однако я считаю, что сотрудник, и неважно где — в офисе, дома или в коворкинге — должен делать главное — выполнять поставленные задачи в срок. И руководителю лучше быть в курсе состояния текущей задачи, поскольку будет крайне неприятно обнаружить ее полную неготовность перед дедлайном. Но согласитесь: поддерживать контроль, когда твой сотрудник на другом конце страны, достаточно сложно. Сложно, но возможно.


Методы

В эпоху развития информационных технологий и программных решений нет проблемы найти IT-продукт, который удовлетворил бы требования работодателя и одновременно с этим помогал сотрудникам эффективнее выполнять свою работу. Самый простой и универсальный способ — использование системы учета рабочего времени. Несмотря на то, что вокруг них по-прежнему ореол негатива, многие находят много плюсов в их использовании.


Предпосылки

Два года назад к нам обратились представители одного из топ-30 банков нашей страны. В связи с развитой региональной сетью и нахождением 94% сотрудников в регионах они столкнулись с проблемой контроля удаленного персонала. 

К сожалению, ситуация перешла рубеж, когда проблему можно было решить собственными силами: нехватка времени на стратегически важные вопросы, постоянные срывы сроков. При этом, по собственным заверениям, штат работал на пределе возможностей. 

«Порой сложно следить за людьми в офисе, что уж говорить о тех, кто вне его стен. Мы хотели убедиться, что в свое рабочее время сотрудники действительно погружены в работу и полностью выполняют обязанности, не отвлекаясь на личные дела», — пояснил нам руководитель проектов. 


Конкретика

Представители банка точно знали, что хотели, поэтому поставили перед собой следующие задачи:

  • узнать причины срывов дедлайнов;
  • иметь возможность узнавать о текущем статусе задач каждого удаленного работника;
  • убедиться в эффективности работы дистанционных сотрудников на основе собранной статистики;
  • уменьшить количество непрофильного использования рабочего времени.

Предложение обратиться к системам мониторинга рабочего времени выдвинул один из заместителей руководителя юридической службы банка. Облачную версию нашего продукта CrocoTime он использовал по своей инициативе для анализа собственного рабочего времени. 

Решили провести тестирование, в результате которого подробно исследовали следующие возможности системы:

  • сбор статистики в режиме реального времени с большого числа компьютеров;
  • вывод по запросу фотографии рабочего дня;
  • формирование перечня ресурсов, которые посетил и использовал сотрудник;
  • «тихий» режим работы без вреда для основного занятия;
  • гибкая система настроек под конкретные задачи.

Спустя месяц тестирования было принято решение о внедрении на постоянной основе. В основе: сбор статистики, составление фото рабочего дня и подсчет времени, проведенном на отвлеченных ресурсах. 

Подробные отчеты позволили увидеть временные интервалы во время рабочего дня, которые сотрудник тратит на личные дела, процент загруженности, а также недорабатывает/перерабатывает ли он и сколько времени проводит без компьютера.


Профит

Спустя три месяца использования выявили, что юристы двух разных подразделений выполняют смежные задачи. Было принято решение о реорганизации юридических служб в единую и перераспределении задач для ровной загрузки штата. Кроме того, в руководстве отметили снижение нецелевого использования времени на 24%, что превысило планируемый показатель. Приятным открытием стал рост интереса сотрудников к развитию профессиональных компетенций, в результате чего банк продолжает увеличивать количество лицензий ежегодно и мониторит уже не только штат юристов.

Использование CrocoTime, по признанию представителей банка, позволило не только определить, куда уходит рабочее время сотрудника, но и, что куда важнее, как его целесообразнее и эффективнее использовать.


  • Комментарии
Загрузка комментариев...